Tietosuojaseloste
Henkilötietolain 10§ mukainen rekisteriseloste Kehonhuoltopiste Fixme:n ajanvaraus- ja asiakastietojärjestelmälle sekä Tietosuoja-asetuksen mukainen informointi tiedon tallentamisesta.
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Kehonhuoltopiste Fixme
Y-tunnus: 2833908-1
Osoite: Emalitehtaankatu 7 D LH 6-7, 04410 Järvenpää
Sähköpostiosoite: info(@)kehonhuoltopiste.fi
Rekisteriä hallinnoivat seuraavat henkilöt:
Marita Salminen: Järvenpään Kipupiste 2426210-1
Taija Durante: Kehonhuoltopiste Fixme 2833908-1
Piia Nitovuori: Koulutettu hieroja Piia Nitovuori 2917091-9
2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt
Rekisterin yhteyshenkilö
Taija Durante, taija(@)kehonhuoltopiste.fi, Emalitehtaankatu 7 D LH 6-7, 04410 Järvenpää, 0409649947
3. Rekisterin nimi
Kehonhuoltopiste Fixme:n asiakastietojen, laskutuksen ja ajanvarausten rekisteri.
4. Rekisterin käyttötarkoitus ja tietolähteet
Rekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteen parantaminen, ajanvarausten mahdollistaminen ja laskutustietojen ylläpito. Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Tiedot tallennetaan ajanvarauksen yhteydessä.
Koska kyseessä on hoitoala, tietoja kerätään myös asiakasta palvelevalta hoitohenkilöstöltä. Kerättäviä henkilötietoja käytetään Rekisterinpitäjän ja asiakkaan asiakassuhteiden ylläpitoon, laskutukseen, sekä palvelun edellyttämien yhteydenottojen ja viestien mahdollistamiseen. Jos asiakkaan ja Rekisterinpitäjän välillä on hoitosuhde, järjestelmään tallennetaan myös lain edellyttämät tiedot hoitotiedoista (Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 94/2022). Hoitotiedot tallennetaan Rekisterinpitäjän ylläpitämään suojattuun potilastietojärjestelmään, johon on pääsy kaikilla Rekisteriä hallinnoivilla henkilöillä (kts. kohta 1.)
Tietoja ei luovuteta kolmansien osapuolien käyttöön. Rekisterinpitäjä voi myös lähettää markkinointi- ja muita tiedotusviestejä asiakkaalle, mikäli asiakas on sen sallinut. Asiakas voi kieltäytyä näistä tiedotteista ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen info(@)kehonhuoltopiste.fi.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin talletetaan tai voidaan tallettaa seuraavat tiedot: etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoitetiedot ja asiakkaan mahdollisesti antamat lisätiedot varauksen yhteydessä. Hoitosuhteen syntyessä rekisteriin tallennetaan kaikki edellä mainitut tiedot, joiden lisäksi tallennetaan kotikunta, syntymäaika ja henkilötunnus. Alaikäisen asiakkaan osalta tallennetaan huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle asiakkaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. (Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 94/2022)
Lisäksi rekisteriin voidaan tallentaa asiakkaan laskutus- ja yhteydenottoa koskevia tietoja, kuten etu- ja sukunimi, kieli, tieto asiakaskirjeiden vastaanotosta sähköpostitse ja tekstiviestitse, tehdyt varaukset, asiakaskäynnit ja maksut.
6. Tietojen luovuttaminen säännönmukaisesti ja siirretäänkö tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, lukuun ottamatta mitä lausutaan yhteistyökumppanimme Timma-palvelun tietosuojaselosteessa.
7. Tietojen säilytys
Tietoja säilytetään asiakassuhteen jatkumisen ajan tai vähintään 12 vuotta asiakkaan viimeisestä käyntikerrasta. Tietojen säilytyksessä on huomioitu sitä koskevat lait, asetukset ja direktiivit. (mm. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 94/2022)
Tiedot voidaan vaatia poistettavaksi mikäli laki sen sallii ja asiakas niin pyytää.
8. Tietojen suojauksen periaatteita
Rekisterinpitäjän käyttämä ajanvarauspalvelimen ylläpitäjä ja ajanvaraukseen liittyvän GDPR-asetuksen mukainen Tiedon käsittelijä on Timma Oy (ajanvaraukseen liittyvä Tietosuojaseloste).
Jos käyttämiimme järjestelmiin päästään käsiksi niin, että se vaikuttaa sinuun, saamme siitä tiedon ja ilmoitamme siitä mahdollisimman nopeasti ja kerromme myöhemmin mitä vastatoimenpiteitä olemme tehneet. Asiakkaan on pidettävä oma käyttäjätunnus ja salasana salassa kolmansilta osapuolilta, mikäli asiakkaalla on sellaiset.
9. Tarkastus- ja kielto-oikeus
Asiakkaalla on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi- tms. tarkoitukseen sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa ja EU-direktiivissä turvattuihin oikeuksiinsa ellei laissa muuten määrätä.
Pyynnöt on osoitettava kohdassa 2 määritellylle rekisterin yhteyshenkilölle. Kaikkien tallennettujen tietojen lista voidaan pyytää korkeintaan 2 kertaa kalenterivuoden aikana.
10. Lainsäädäntö
Rekisterinpitäjä noudattaa asiakastietojen säilytyksessä henkilötiedon käsittelyä koskevaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä Suomen tietosuojalakia.